ASAS MANAJEMEN: PERENCANAAN, PENYUSUNAN, PENGARAHAN

FUNGSI PERENCANAAN

Fungsi perencanaan merupakan fungsi manajemen paling awal yang harus dilaksanakan. Setiap akan memulai aktivitas, rencana harus disusun dan ditentukan. Perencanaan dapat diartikan sebagai penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Perencaan merupakan konsep tentang segala aktivitas yang akan dilaksanakan. Hal ini dimaksudkan agar organisasi mempunyai konsep aktivitas yang jelas didalam kegiatannya. Dengan konsep aktivitas yang jelas, seluruh komponen organisasi memahami tugas dan tanggungjawab yang harus dilaksanakannya serta kearah mana hasil yang ingin dicapai dari semua aktivitas.

Secara garis besar, perencanaan mempunyai manfaat yang besar bagi pencapaian tujuan organisasi, yakni untuk mencapai :

a.            Protective Benefit

Perencanaan yang telah terususun secara efektif akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam membuat keputusan.

b.           Positive Benefit

Dengan adanya perencanaan, maka akan lebih meningkatkan kesuksesan pencapaian tujuan organisasi.

JENIS-JENIS PERENCANAAN

a.    Visi

Visi ditetapkan oleh Top Managemen organisasi. Visi dapat  diartikan sebagai suatu cita-cita yang ingin tercipta pada masa yang akan datang, yang belum terealisasikan.Visi menggambarkan tentang apa yang akan terwujud pada masa yang akan datang dari seluruh rangkaian kegiatan yang dilakukan pada saat ini. Visi diharapkan mampu menjadi arah kebijaksanaan didalam setiap pengambilan keputusan terhada[ seluruh aktivitas organisasi.

Visi yang baik adalah visi yang dibuat berdasarkan sumber daya yang dimiliki serta berdasarkan keadaan lingkungan organisasi. Untuk itu, sebelum visi ditetapkan, perlu dilakukan kegiatan menganalisa segala potensi yang dimiliki dan bagaimana keadaan lingkungan organisasi secara objektif, sehingga ketika sebuah visi sudah ditentukan akan dapat dicapai sesuai dengan yang diharapkan.

Sebelum visi ditentukan, terlebih dahulu dianalisa tentang kekuatan, kelemahan (strength, weatness) dari sumber daya organisasi serta peluang dan ancaman (Opportunity and Treathness) yang ada diluar organisasi. Organisasi harus mampu menjabarkan kekuatan-kekuatan apa yang dimiliki, kelemahan-kelemahan apa yang masih terjadi, dan peluang-peluang apa saja yang mampu untuk diraih dan ancaman apa yang mungkin akan timbul dalam pencapaian misi tersebut.

Pada tahap selanjutnya , pandangan tentang keadaan masa depan juga harus dilakukan. Prediksi serta ramalan akan membantu  orgnisasi untuk memperkirakan kemungkinan keadaan yang akan terjadi dimasa mendatang. Peramalan penting dilakukan, karena sebuah visi aka terwujud pada masa yang akan datang.

b.   Misi Organisasi

Agar visi dapat diraih, organisasi harus menjalankan misi-misi yang sesuai dengan substansi cita-cita yang tergambar pada visi.  Dengan kata lain, visi-visi tersebut harus selalu diselaraskan dengan visi, dan hasil dari pelaksanaan misi adalah terwujudnya visi.

Menurut T. Handoko, misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Misi juga dapat diartikan sebagai Pernyataan karakteristik dari proses aktivitas organisasi yang dirancang secara sistematis yang menunjukkan spesifikasi dari kegiatan organisasi. Misi juga dapat dikatakan sebagai maksud dari keberadaan organisasi. Misi menjelaskan tentang khas kegiatan organisasi dalam tujuannya mencapai visi.

c.    Penetapan Tujuan Organisasi

Menurut A. Etzioni, tujuan merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang yang tetapi dimaksudkan untuk dicapainya waktu yang akan datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi. Dari pengertian tersebut jelaslah bahwa tujuan adalah sesuatu yang belum terealisir dimasa yang akan datang.

Tujuan akan efektif diraih jika visi dan misi telah ditetapkan. Visi dan misi merupakan pedoman didalam menetapkan sebuah tujuan. Penetapan tujuan dapat dibagi kedalam tujuan jangka panjang, menengah, dan jangka pendek, denga tetap harus saling berkaitan atau terakumulasi satu sama lain.

Merumuskan sebuah tujuan juga harus memakai konsep langkah demi langkah. Seperti menetapkan periode yang bisa bulanan, semester, tahunan, dan lainnya, tergantung kepada kepentingan organisasi tersebut.

d.   Strategi

Menurut Mamduh M. Hanafi merupakan rencana umum untuk mencapai tujuan organisasi melalui pemilihan alternatif tindakan yang diperlukan dan alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Strategi dapat dikatakan sebagai Rencana Induk bagi organisasi untuk melaksanakan kegiatan.

Strategi yang ditetapkan bisa berupa penetapan spesialisasi bidang pendidikan yang ditawarkan, dan lain sebagainya. Namun tentunya penetapan strategi tersebut telah melalui pertimbangan yang matang. Strategi yang efektif akan membuat organisasi memenangkan persaingan.

e.    Kebijakan

Kebijakan merupakan jenis-jenis rencana, karena merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan, khususnya cara berfikir, bukan aksinya. Seringkali kebijakan merupakan pernyataan tidak tertulis. Kebijakan membatasi pengambilan keputusan dalam wilayah tertentu dan memastikan agar keputusan tersebut konsisten dan mengarahkan kepada tujuan organisasi. Dengan adanya kebijakan, dapat menghilangkan analisis yang berulang-ulang. Kebijakan memberi ruang pada inisiatif dalam pengambilan keputusan. Kebijakan juga dapat ditemukan pada semua lapisan organisasi, dan departemen-departemen yang ada dalam organisasi.

f.     Prosedur

Prosedur merupakan penetapan cara penanganan suatu aktivitas dimasa yang akan datang. Prosedur mengarahkan kepada tindakan, bukan kepada cara berfikir. Oleh sebab itu, suatu prosedur biasanya menjelaskan secara detail / kronologis bagaimana suatu aktivitas harus dilakukan. Prosedur juga dapat ditemui disetiap lapisan tingkat dalam organisasi dan departemen-departemen dalam suatu organisasi.

g.    Aturan

Aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif, dan berisi tentan rencana yang harus dilakukan, dan tidak dilakukan. Aturan merupakan bentuk rencana yang paling sederhana. Aturan berkaitan dengan prosedur, karena aturan mengarahkan kepada tindakan, tetapi tidak menyebutkan urutan waktu.

h.   Program

Program merupakan jaringan yang kompleks yang terdiiri dari tujuan, kebijakan, prosedur, aturan penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya dan elemen lain yang harus dilakukanberdasarkan alternatif tindakan yang dipilih. Biasanya modal dan anggaran dipakai untuk mendukung program. Program merupakan rencana untuk mengaplikasikan kegiata dan rangkaian rencana besar sampai kepada yang terkecil. Dan semua program yang disusun harus diarahkan kepada pencapaian tujuan. Pelaksanaan program yang efektif akan mengarah kepada efektivitas pencapaian tujuan organisasi.

i.      Anggaran

Anggaran merupakan rencana yang dinyatakn dalam angka-angka nominal. Jika berbicara anggaran keuangan, maka rencana tersebut dinyatakan dalam bentuk unit moneter. Anggaran mencakup berbagai aspek dan berbagai departemen. Anggaran disusun untuk membiayai seluruh rencana program yang akan dilaksanakan. Penetapan rencana anggaran yang sesuai dengan program akan menunjang keberhasilan pelaksanaan program tersebut. Prinsip anggaran selalu mengedepankan efisiensi dan efektivitas tujuan organisasi.

Suatu rencana yang yang dianggap efektivitas adalah rencana yang telah disusun dan dapat dinilai dari segi kegunaan, ketepatan waktu, efektivitas biaya, akuntabilitas, ruang lingkup, dan ketepatan objektivitas.

FUNGSI PENYUSUNAN

Fungsi penyusunan dapat dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan secara terus menerus untuk menjaga pemenuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat pada posisi yang tepat.

Fungsi penyususnan meliputi kegiatan menganalisis, memperkirakan kebutuhan karyawan, menarik dan menyeleksi karyawan, melaksanakan latihan dan pengembangan, menempatkan karyawan pada jabatan yang tepat, menilai  prestasi kerja dan mempurnabaktikan karyawan. Dan kegiatan-kegiatan penyusunan adalah sebagai berikut :

a.    Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencaaan SDM adalah kegiatan untuk mengestimasi kebutuhan SDM pada suatu organisasi pada saat sekarang dan masa yang akan datang. Dan perencanaan SDM akan efektif jika organisasi terlebih dahulu mendesain pekerjaan, seperti ; menganalisis pekerjaan, menentukan keahlian dan kemampuan karyawan yang akan melaksanakan suatu pekerjaan dan menetapkan standar pelaksanaan kerja yang diinginkan. Dan menghasilan Job Description (deskripsi pekerjaan), yakni seluruh uraian tentang suatu pekerjaan yang akan dilaksanakan dalam suatu jabatan, Job Spesification (spesifikasi pekerjaan) yakni uraian tentang syarat-syarat atau kemampuan yang harus dimiliki, dan JOB Standard (standar pekerjaan) yakni uraian tentang penentuan standar keberhasilan pekerjaan yang harus dipenuhi oleh seorang karyawan didalam pelaksanaan pekerjaan.

b.   Penarikan

Penarikan adalah suatu proses pencarian dan pengadaan calon-calon personalia yang akan diseleksi untuk memenuhi tujuan organisasi. Metode-metode penarikan yang digunakan bervariasi tergantung kepada keinginan dan cara industri tersebut, seperti ; melalui media massa, tenaga honorer, melalui lembaga-lembaga pendidikan, kantor penempatan kerja, serikat buruh, atau melalui internet, dan lain-lain.

c.    Seleksi

Seleksi adalah proses pemilihan calon personalia didalam suatu organisasi untuk menduduki pekerjaan dan jabatan tertentu, dengan harapan akan menghasilakn calon-calon karyawan yang memenuhi job spesifikasi untuk melaksanakan job deskripsi.

Berbagai Prosedur seleksi dapat dilakukan untuk membandingkan pelamar dengan spesifikasi jabatan yang tersedia, langkah-langkah umum dalam seleksi yang dapat dilakukan antara lain ; memeriksa kelengkapan administrasi, tes kemampuan akademik dan psikologi, wawancara, pemeriksaan kesehatan, wawancara lebih mendalam, dan kemudian keputusan penerimaan.

d.   Pengenalan dan Orientasi

Tahap pengenalan dan orientasi merupakan kegiatan pengenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan organisasi. Proses ini merupakan proses yang penting, karena suatu pekerjaan baru jika tidak diperkenalkan kepada karyawan akan dapat menimbulkan frustasi yang akan mempengaruhi produktivitas kerja dikemudian hari. Informasi dapat diberikan dengan banyak tahap dan cara, seperti dengan ; melakukan penyajian terinci mengenai kebijaksanaan organisasi, perusahaan, dll, atau dengan memberikan informasi umum saja.

e.    Latihan dan Pengembangan

Latihan adalah suatu usaha peningkatan pengetahuan dan keahlian seorang karyawan untuk mengerjakan suatu pekerjaan tertentu. Sedangkan pengembangan adalah suatu usaha untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian karyawan. Tujuan diadakannya pelatihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas kerja dalam mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan.

f.     Penempatan Karyawan

Penempatan adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh manajer untuk menempatkan seorang karyawan pada  pekerjaan dan jabatan yang ada diorganisasi. Kegiatan penempatan karyawan dapat dibagi atas ; mutasi (proses penempatan karyawan dari suatu jabatan ketempat lainnya), promosi (proses penempatan karyaan kejabatan level manajemen yang lebih tinggi dalam suatu organisasi), dan demosi (proses penempatan karyawan dari suatu jabatan kelevel yang lebih rendah jabatannya).

g.    Pemisahan

Pemisahan adalah kegiatan mengakhiri hubungan kerja secara formil antara karyawan dengan organisasi. Dan oleh sebab itu, peraturan-peraturan tersebut menghendaki adanya pemisahan. Dan pemisahan tersebut terdiri atas dua bentuk yakni : pemutuan hubungan kerja, dan pensiun.

h.   Penilaian Prestasi Kerja

Penilaian prestasi kerja adalah suatu  kegiatan penilaian terhadap kinerja karyawan didalam pelaksanaan kerja yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya. Hasil dari penilaian prestasi kerja tersebut dapat menjadi bahan pertimbangan bagi organisasi untuk menetapkan kebijakan pemberian kompensasi, dan pelaksanaan penempatan diwaktu yang akan datang.

FUNGSI PENGARAHAN

Kegiatan fungsi pengarahan dapat diartikan sebagai fungsi kegiatan dari manajemen dalam rangka mengarahkan dan memotivasi karyawan untuk melaksanakan tugas dan pekerjaan yang sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Kegiatan pengarahan dititikberatkan kepada upaya bagaimana karyawan diarahkan, dimotivasi, dan didorong untuk bekerja sesuai dengan yang diharapkan.

Untuk dapat mengarahkan karyawan, seorang manajer harus mempunyai kawasan dan pemahaman serta mengetahui karakteristik orang-orang yang dipimpinnya. Dan didalam kegiatan utama seorang manajer dalam memberikan pengarah, terdapat 3 hal penting, yakni teori-teori tentang motivasi, komunikasi dan kepemimpinan.

Teori Motivasi dibedakan atas dua kategori motivasi, yakni Motivasi Maslow, dan Motivasi Dua Faktor Hezberg. Teori motivasi Maslow adalah teori motivasi yang dicetuskan oleh Maslow yang merumuskan teori hirarki kebutuhan untuk menjawab darimana sumber dorongan atau motvasi seseorang muncul dalam bekerja. Sementara teori motivasi dua factor Hezberg  yang diyakini Hezberg bahwa ada dua factor yang mempengaruhi kerja seseorang didalam organisasi, yakni ; motivator atau pemuas, dan factor pemelihara. Motivator mempunyai pengaruh meningkatkan prestasi kerja seseorang, sedangkan factor pemelihara mencegah menurunnya prestasi atau semangat dalam bekerja.

Hal kedua dalam fungsi pengarahan adalah Komunikasi, yang bertujuan untuk memberikan keterangan tentang sesuatu kepada si penerima komunikasi, untuk mempengaruhi sikap dan perilaku sipenerima komunikasi, dan untuk memberikan dukungan psikologis kepada penerima komunikasi. Dan menurut T. Hani Handoko, komunikasi yang dapat dilakukan organisasi adalah ; Komunikasi Vertikal (komunikasi keatas dan kebawah sesuai dengan rantai perintah dan komunikasi dari bawah keatas sesuai dengan tingkat manajemen yang ada pada struktur organisasi), Komunikasi Horizontal (komunikasi diantara para anggota organisasi dalam kelompok kerja yang sama dan diantara departemen-departemen pada tingkatan manajemen yang sama dalam suatu organisasi), dan Komunikasi Diagonal (komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi).

Hal ketiga dalam fungsi pengarahan adalah Kepemimpinan. Kepemimpinan yang efektif merupakan persyaratan vital bagi kelangsungan hidup dan keberhasilan organisasi. Kepemimpinan termasuk mempengaruhi orang lain utnuk melakukan usaha lebih banyak dalam sejumlah tugas atau mngubah perilakunya. Oleh sebab itu, seorang manajer yang efektif adalah manajer yang mampu menjalankan kepemimpinannya dan kemudian mengarahkannya kepada orang-orang yang dipimpinnya.

Menurut Keith Davis & John W Newstorm gaya kepemimpinan terdiri atas :

a.             Gaya kepemimpinan autokratik

Yang merupakan gaya kepemimpinan seorang pemimpin yang memusatkan kekuasaan dan pengambilan kepuasan bagi dirinya sendiri. Mereka menata situasi kerja yang rumit bagi karyawan, dan karyawan harus selalu melakukan apa saja yang diperintahkannya.

b.            Gaya kepemimpinan partisipatif

Pemimpin dengan gaya partisipatif mendelegasikan wewenang yang tidak bersifat sepihak, karena sebuah keputusan cenderung dikonsultasikan kepada para karyawannya dan keikutsertaan mereka.

c.             Gaya kepemimpinan Bebas kendali

Pemimpin dengan gaya bebas kendali menghindari kuasa dan tanggung jawab. Mereka sebagian besar bergantung kepada kelompok untuk menetapkan tujuan dan menanggulangi masalahnya sendiri. Pemimpin hanya memainkan peran kecil, dan mengabaikan kontribusi, sehingga sering menyebabkan kekacauan, oleh sebab itu kepemimpinan dengan gaya ini tidak dominan digunakan dalam sebuah perusahaan ataupun organisasi.