DEFINISI MANAJEMEN DAN MANAJER
Istilah manajemen (management) diartikan oleh berbagai pihak dengan perspektif yang
berbeda-beda, misalnya menurut ahli John D. Millett, manajemen adalah suatu
proses pengarahan dan pemberian fasilitas kerja kepada orang yang diorganisasikan
dalam kelompok formal untuk mencapai suatu tujuan. Millet lebih menekankan
manajemen sebagai suatu proses, yaitu rangkaian aktivitas yang satu sama lain
saling berurutan (1987).
Sementara ahli lain, seperti James A.F Stoner dan
Charles Wankel (1986) memberikan batasan manajemen sebagai proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan
penggunaan seluruh sumber daya organisasi lainnya demi tercapainya tujuan
organisasi. Menurut mereka, proses adalah cara sistematis untuk menjalankan
suatu pekerjaan.
Paul Hersey dan Kenneth H. Blanchard (1980) bahkan
memberikan batasan manajemen yakni sebagai suatu usaha yang dilakukan dengan
bersama individu atau kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Hal tersebut
lebih menekankan bahwa definisi tersebut tidaklah dimaksudkan hanya untuk satu
jenis organisasi saja, tetapi dapat diterapkan pada berbagai jenis organisasi
tempat individu dan kelompok tersebut menggabungkan diri untuk mewujudkan
tujuan bersama.
Hal tersebut menjelaskan bahwa masing-masing pihak
dalam memberikan istilah diwarnai oleh latar belakang pekerjaan mereka, dan
perspektif berbeda, seperti ; manajemen adala pengelolaan, pembinan,
pengurusan, pentatalaksanaan, dan sebagainya.
Manajemen juga dapat diartikan sebagai suatu ilmu,
yakni merupakan akumulasi pengetahuan yang telah disistematisasikan menjadi
suatu kesatuan yang terpadu dan dapat dijadikan pegangan dasar dalam bertindak.
Dan manajemen juga dapat diartikan sebagai seni, yakni keahlian, kemampuan,
serta keteramilan dalam aplikasi prinsip, metode, dan teknik dalam menggunakan
sumberdaya manusia secara efektif dan efisien.
Maka, berdasarkan seluruh pengertian diatas dapat
dideskripsikan pula yang disebut sebagai ‘manager’. Manager adalah seorang yang
bertindak sebagai perencana, pengorganisasi, pengarah, pemotivasi, serta
pengendali orang dan mekanisme kerja untuk mencapai suatu tujuan
Oleh sebab itu, seorang manajer haruslah memiliki
kemampuan atau sifat, perilaku, dan karakter seorang pemimpin, maka ia dapat mengerjakan tugasnya
sebagai manajer dengan baik.
James A.F Stoner dan Charles Wankel (1986)
mendeskripsikan tugas manajer yakni ; mampu bekerja dengan dan melalui orang
lain, bertanggung jawab dan bertanggung gugat, dapat menyeimbangkan persaingan
tujuan serta menetapkan prioritas, mampu berpikir secara analitis dan
konseptual, menjadi penengah, melambangkan kesuksesan, dapat bertindak sebagai
diplomat / mewakili resmi dari unit
kerja atau rapat-rapat organisasi, mampu mengambil keputusan yang sulit, dan
harus mampu membangun hubungan dan menggunakan bujuk rayu serta kompromi dalam
mencapai tujuan organisasi, sebagaimana dilakukan oleh politikus untuk
menjalankan programnya.
FUNGSI MANAJEMEN
1.
PERENCANAAN
Perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk
memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya. Dengan kata lain,
merencanakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia, sumber daya
alam, dan sumber daya lainnya yang berusaha dimaksimumkan efektivitas
seluruhnya sesuai dengan tujuan yang ingin dicapainya.
Pada umumnya, perencanaan memiliki dua fungsi /
tujuan, yakni ; menetapkan tujuan yang
akan dicapai pada hierarki yang lebih rendah, serta sebagai alat untuk mencapai
perangkat tujuan pada hierarki lebih tinggi berikutnya.
2. PENGORGANISASIAN
Organisasi (organization)
dapat didefiniskan sebagai sekelompok orang yang saling berinteraksi dan
bekerja sama untuk merealisasikan tujuan
bersama. Berdasarkan definisi tersebut, maka jelas bahwa didalam suatu
organisasi minimum mencakup tiga elemen yang saling berhubungan, yakni ;
sekelompok orang, interaksi dan kerja
sama, serta memiliki tujuan yang sama yang ingin direalisasikan.
Oleh sebab ketiga elemen tersebut, maka dapat
dikatakan organisasi merupakan wadah atau suatu tempat dimana orang-orang
berinteraksi dan bekerja sama. Organisasi juga dikatakan sebagai alat, yang
berarti organisasi dapat dijadikan sebagai alat untuk merealisasikan tujuan
bersama tersebut. Selain itu, organisasi juga dinamis ataupun statis, yakni adanya
suatu ketetapan dan pembagian kerja, pembatasan tugas, otoritas dan tanggung
jawab, serta penerapan hubungan organisasi diantara elemen organisasi tersebut.
Dan statis berarti organisasi sebagai suatu bagan atau struktur yang berwujud dan bergerak demi mencapai
tujuan bersama.
Ketetapan dan pembagian kerja (spesialisasi)
dianggap penting didalam organisasi karena :
a.
Apabila suatu pekerjaan
terdiri atas sedikit tugas, manajemen mudah memberikan pelatihan penggantinya
bagi bawahan yang diberhentikan, dimutasikan, atau mangkir. Aktivitas pelatihan
yang seperti ini hanya akan memerlukan alokasi biaya pelatihan yang rendah
b.
Bawahan dapat menjadi
ahli dalam melaksanakan tugas yang spesifik tersebut. Keahlian yang tinggi juga
akan menghasilkan keluaran yang baik.
3. PENGARAHAN
Pekerjaan yang besar frekuensinya dibebankan keada
bawahan, menyebabkan cenderung semakin besar dibutuhkannya pula petunjuk untuk
mengoperasionalkannya. Maka sebuah pengarahan amat dibutuhkan didalam struktur
manajemen.
Singkatnya, pengarahan berarti menentukan bagi
bawahan tentang apa yang harus mereka kerjakan atau tidak boleh mereka
kerjakan. Pengarahan mencakup berbagai proses operasi standar, pedoman dan buku
panduan, bahkan manajemen berdasarkan sasaran. Pengarahan merupakan metode
untuk menyalurkan perilaku bawahan dalam aktivitas tertentu dan menghindari
aktivitas lain dengan menetapkan peraturan dan standar, kemudian memastikan
bahwa peraturan tersebut dipatuhi.
Namun, selain untuk mengarahkan serta menentukan
atau melarang jenis periaku-perilaku bawahan, secara umum pengarahan juga
memiliki fungsi, yakni :
-
Menjamin kontinuitas
perencanaan
-
Membudayakan prosedur
standar
-
Menghindari kemangkiran
yang tak berarti
-
Membina disiplin kerja
-
Membina motivasi yang
terarah
4. PEMOTIVASIAN
Bernard Berelson dan gary A. Steiner dalam Machrony
(1854 : 109) mendifiniskan motivasi sebagai keadaan kejiwaan dan sikap mental
manusia yang memberikan energy, mendorong kegiatan, dan mengarah atau
menyalurkan perilaku kearah mencapai kebutuhan yang memberi kepuasan atau
mengurangi ketidakseimbangan.
Motivasi tampak sebagai suatu kebutuhan sekaligus
sebagai pendorong yang dapat menggerakkan semua potensi. Motivasi kerja dapat
memberikan energy yang menggerakkan segala potensi yang ada, serta meningkatkan
kegairahan bersama.
Menurut Sagir (1985), motivasi seseorang akan
ditentukan oleh stimulusnya. Stimulus merupakan mesin penggerak motivasi, yang
meliputi hal-hal sebagai berikut :
a. Kinerja
b. Penghargaan
c. Tantangan
d. Tanggung
jawab
e. Pengembangan
f.
Keterlibatan
g. Kesempatan
5. PENGENDALIAN
Pengendalian manajemen adalah suatu usaha sistematik
untuk menetapkan standar kinerja dengan sasaran kinerja dengan sasaran
perencanaan, mendesain system umpan balik informasi, membandingkan kinerja
actual dengan standar yang telah ditetapkan, menentukan apakah terdapat
penyimpangan dan mengukur signifikansi penyimpangan tersebut, dan mengambil
tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya
perusahaan yang sedang digunakan sedapat mungkin secara lebih efisien dan efektif
guna mencapai sasaran perusahaan.
Pengendalian manajemen dapat diklasifikasikan
menjadi beberapa jenis pengendalian, yakni :
a. Sistem
pengendalian umpan balik
Sistem pengendalian umpan balik beroperasi dengan
pengukuran beberapa aspek proses yang sedang dikendalikan dan perbaikan proses
apabila ukuran menunjukkan bahwa proses menyimpang dari rencana yang telah
ditetapkan. Pengendalian ini memantau proses operasi maupun masukan dalam suatu
usaha untuk menerka penyimpangan yang potensial agar tindakan perbaikan atas
penyimpangan yang terjadi dapat dilakukan guna mencegah permasalahan kompleks
menimpa organisasi.
Sistem pengendalian umpan balik biasanya terdiri
atas lima komponen, yakni : proses
operasi yang mengolah pemasukan menjadi pengeluaran, karakteristik proses yang
merupakan subjek pengendalian, system pengukuran menentukan kondisi dan
karakteristik, serangkaian standar atau criteria selanjutnya diadakan evaluasi,
dan membandingkan standar karakteristik proses dengan standar yang mengambil
tindakan untuk adaptasi proses apabila perbandingan tersebut menunjukkan
terjadinya penyimpangan proses dan rencana yang telah ditetapkan.
b. System
pengendalian umpan maju
Komponen system pengendalian umpan maju sama dengan
system pengendalian umpan balik, namun pengendalian umpan maju hadir untuk
mengatasi kelemahan system pengendalian umpan balik yang tidak memberikan
peringatan suatu penyimpangan sebelum hal tersebut menjadi cukup berarti.
Pengendalian umpan maju bertindak mencegah dengan
memberikan peringatan apabila terjadi suatu penyimpangan didalam pengendalian
sebelum hal tersebut berlanjut dan memberikan pengaruh yang cukup berarti.
c. Sistem
pengendalian pencegahan
Berbeda dengan dua system pengendalian, yakni umpan
balik dan umpan maju yang berfungsi secara ekstern mengendalikan, memantau
operasi, dan terlibat dalam mengambil tindakan perbaikan apabila terjadi
penyimpangan dari rencana yang telah ditetapkan, system pengendalian pencegahan
merupakan kebijakan dan prosedur yang sebenarnya merupakan bagian dari proses
tersebut. Dengan kata lain, pengendalian pencegahan berfungsi secara intern.
Ditinjau dari
waktu pelaksanaannya, pengendalian dapat dibedakan menjadi empat jenis pokok,
yakni:
-
Pengendalian sebelum
tindakan (Preaction Controls)
Yakni pengendalian yang memastikan bahwa sebelum
tindakan dimulai, maka sumber daya manusia, bahan dan financial yang diperlukan
harus telah dianggarkan. Dengan demikia, apabila kegiatan dilakukan, sumber
daya tersebut telah tersedia, baik jenis, kualitas, kuantitas, maupun tempat
telah sesuai dengan kebutuhan.
-
Pengendalian Kemudi (Steering Controls)
Pengendalian jenis ini digambarkan bagaikan sebuah
kemudi pada mobil, yakni dirancang untuk mendeteksi penyimpangan dari standar
atau tujuan tertentu dan memungkinkan pengambilan tindakan perbaikan sebelum
suatu urutan kegiatan tertentu diselesaikan.
-
Penyaringan atau
Pengendalian Ya / Tidak (Screening or Yes
/ No Controls)
Pengendalian penyaringan berguna sebagai alat kemudi
ganda yang tujuannya menyempurnakan kemudi / pengendalian kemudi tersebut.
Karena didalam mengambil tindakan perbaikan, diperlukan penyaringan terlebih
dahulu.
-
Pengendalian
Setelah Tindakan (Post Action Controls)
Pengendalian ini berusaha untuk mengukur hasil atas
suatu kegiatan yang telah diseesaikan. Penyebab penyimpangan dari rencana atau
standar yang telah ditentukan dan temuan tersebut diaplikasikan pada aktivitas
yang sama dimasa yang akan datang.
Pengendalian setelah tindakan juga berfungsi sebagai
balas jasa untuk memotivasi karyawan yang misalnya ; akan diberikan kompensasi
tertentu apabila karyawan telah mencapai standar.
FUNGSI MANAJER
Proses manajemen adalah suatu rangkaian aktivitas
yang harus dilakukan oleh seorang manajer dalam suatu organisasi. Rangkaian
aktivitas tersebutlah yang dimaksudkan merupakan fungsi seorang manajer.
Kajian fungsi manajer secara garis besar dapat
dilihat dari dua arah, yaitu fungsi manajer kedalam organisasi dan fungsi
manajer keluar organisasi. Fungsi manajer kedalam organisasi dapat dilihat dari
dua sudut, yakni :
a. Fungsi
manajer dari sudut proses
Fungsi manajer dari sudut proses merupakan tahapan
aktivitas yang secara kontinu mutlak dioperasikan oleh manajer, yang meliputi ;
-
Perencanaan (planning)
-
Pengorganisasian (organizing)
-
Pengarahan (directing)
-
Pemotivasian (motivating)
-
Pengendalian (controlling)
Yang pada dasarnya sama saja dengan
fungsi utama manajemen itu sendiri.
b. Fungsional
manajer dari sudut spesialisasi kerja
Merupakan fungsi sesuai dengan bidang kerja yang ada
didalam organisasi, fungsi yang dimaksud adalah sebagai berikut :
-
Fungsi keuangan
-
Fungsi pemasaran
-
Fungsi pembelian
-
Fungsi Produksi
Sedangkan fungsi manajer keluar organisasi merupakan
pelaksanaan aktivitas manajer yang berhubungan dengan pihak yang berkepentingan
dengan organisasi maupun organisasi yang berkepentingan dengan pihak tertentu. Dalam
penerapan fungsi keluar organisasi, komunikasi memegang peran yang sangat
penting. Bahkan tanpa proses komunikasi, penerapan fungsi hampir tidak mungkin
berjalan. Fungsi manajer keluar organisasi, antara lain berupa :
a. Penyampaian
informasi ekonomis kepada pihak yang berkepentingan dengan organisasi, misalnya kepada pemegang saham, investor,
pemasok, pelanggan, bank, kreditur, pemerintah, dan sejenisnya.
b. Penyampaian
informasi umum kepada pihak luar,
misalnya pengumuman, pameran, siaran,
dan sejenisnya
c. Kerjasama
dengan pihak lain, pemerintah maupun
swasta dalam maupun luar negeri.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar