ASAS MANAJEMEN: PENDEKATAN

BERBAGAI PENDEKATAN TERHADAP MANAJEMEN

a.      Pendekatan Empiris atau Pendekatan Kasus

Pendekatan empiris atau pendekatan kasus, menganalisis manajemen dengan menelaah pengalaman melalui berbagai kasus. Pendekatan ini didasarkan pada keyakinan bahwa melalui studi tetang keberhasilan dan kesalahan para manajer dalam setiap kasus dan upaya mereka menanggulangi berbagai masalah khusus. Didalam pendekatan empiris atau pendekatan kasus ini, dapat diketahui cara mengelola yang efektif dalam situasi yang serupa.

b.      Pendekatan Perilaku Antarpribadi

Pendekatan perilaku antar peribadi (interpersonal behavior approach) didasarkan pada gagasan bahwa manajemen merupakan upaya mencapai hasil melalui orang lain, dan karenanya, studi pendekatan ini perlu dipusatkan melalui oranglain, dan karenannya, studi pendekatan ini dipusatkan pada hubungan antar pribadi atau memusatkan perhatian pada aspek manusia dari manajemen dan pada keyakinan bahwa apabila orang-orang bekerja sama untuk mencapai sasaran.

Tidak ada yang dapat menyangkal bahwa pengelolaan melibatkan prilaku manusia atau memperdebatkan bahwa telaah tentang interaksi manusia, merupakan hal yang bermanfaat. Namun didalam prinsip manajemen, pendekatan perilaku antarpribadi tidak juga mencakup semua aspek dalam manajemen, karena itu bukanlah suatu jaminan untuk mengelola secara efektif. Namun pendekatan ini sangat berguna, terutama dalam bidang kepemimpinan.

c.       Pendekatan Perilaku Kelompok

Pendekatan perilaku kelompok (Group behavior approach) erat kaitannya dengan pendekatan perilaku antar pribadi dan seringkali disamakan. Pendekatan in terutama labih menekankan perhatian pada perilaku orang-orang dalam kelompok ketimbang pada perilaku masing-masing saja.

Pendekatan perilaku kelompok sangat beraneka ragam, mulai dari studi kelompok kecil dengan pola budaya dan perilakunya sampai dengan studi tentang komposisi perilaku kelompok besar. Pendekatan ini sering juga disebut sebagai “pendekatan organisasi”.

d.      Pendekatan Sistem Sosial yang Kooperatif

Pendekatan perilaku antar pribadi dan kelompok telah mendorong dan mempertajam fokus studi tentang hubungan manusia sebagai system sosial yang koorporatif (cooperative social systems). Perubahan system sosial yang kooperatif merupakan pendekatan yang menyempurnakan pendekatan perilaku kelompok dengan lebih menekankan pada kerjasama yang terorganisasi secara baik.

e.       Pendekatan Sistem Sosioteknis

Salah satu aliran manajemen yang lebih baru diacu sebagai pendekatan, adalah pendekatan system sosioteknis (sociotechnical system approach). Yang umumnya dipandang sebagai kontribusi E.L Trist dan rekan-rekannya, dalam berbagai studi yang mereka lakukan terhadap masalah produksi dipertambangan batubara, mereka menemukan bahwa studi-studi sebelumnya masih belum cukup, karena sebenarnya, juga diperlukan telaah terhadap masalah-masalah sosial.

Dalam menangani masalah produktifitas, misalnya, mereka menemukan bahwa system teknik (mesin dan metode) memiliki dampak yang kuat atas system sosial. Dengan kata lain, sikap pribadi dan perilaku kelompok dipengaruhi  oleh system teknik ditempat kerja. Oleh sebab itu, E.L Trist dan rekan-rekannya memandang bahwa system sosial dan system teknik harus diserasikan, dan apabila terdapat ketidakcocokan, maka seyogyanya diperlukan perubahan, yang biasanya dilakukan dalam system teknik.  Dan terbukti, meskipun pemikiran pendekatan ini masih baru, namun memberikan sumbangan cukup besar bagi perkembangan manajemen. Analisis dan koordinasi yang dilakukan secara sistematis terhadap system sosial dan teknik dalap menghasilkan mashlahat (benefit) manajerial yang besar.

f.           Pendekatan Teori Keputusan

Pendekatan teori keputusan (decision theory approach) terhadap manajemen didasarkan pada keyakinan bahwa, karena para manajer mengambil keputusan, maka diperlukan perhatian pada pengambilan keputusan tersebut. Pendekatan ini membangun teori tentang pengambilan keputusan, pemilihan arah tindakan dari berbagai alternative yang mungkin, analisis proses keputusan, dan sebagainya.

g.      Pendekatan Sistem

Sebuah system pada hakikatnya adalah seperangkat atau sekumpulan hal yang saling berkaitan atau saling tergantung, sehingga membentuk suatu kesatuan yang kompleks. Didalam ilmu manajemen, jika manajer merencanakan, mereka tidak memiliki pilihan lain kecuali memperhitungkan variabel-variabel eksternal seperti pasar, teknologi, kekuatan sosial, hukum, dan peraturan-peraturan. Apabila seorang manajer merancang sebuah sistem organisasi guna menyediakan suatu lingkungan bagi prestasi, mereka pasti dipengaruhi oleh pola-pola perilaku yang dibawa orang  keperkerjaan mereka dari lingkungan eksternal suatu perusahaan. System juga memainkan peranan yang penting dalam bidang pengelolaan itu sendiri, yaitu system perencanaan, system pengorganisasian, dan system pengendalian.

h.      Pendekatan Matematis atau “Ilmu Manajemen”

Beberapa teoretisi memandang pengelolaan / pemanajemenan sebagai latihan dalam proses, konsep, symbol, dan model matematis. Mereka percaya bahwa apabila pengelolaan, pengorganisasian, perencanaan, atau pengambilan keputusan merupakan proses logis, hal itu dapat diungkapkan dalam symbol dan hubungan matematis. Dan fokus dalam pendekatan matematis ini ada lah model matematis. Dengan kata lain, apabila hendak mencapai tujuan tertentu, model ini merupakan saran yang tepat untuk dilakukan.

i.            Pendekatan Kontijensi atau Situasional

Pada dasarnya, pendekatan situasional (contingency or situational approach) ini menekankan fakta bahwa hal-hal yang dilakukan para manajer dalam praktek bergantung pada keadaan tertentu / suatu kontijensi atau situasi. Menurut beberapa sarjana, teori kontijensi tidak hanya memperhitungkan situasi tertentu, tetapi juga pengaruh pemecahan tertentu pada pola perilaku suatu perusahaan. Sebagai contoh; suatu organisasi yang distruktur sesuai dengan fungsi operasional, seperti keuangang, perekayasaan, produksi dan pemasaran, mungkin paling cocok bagi situasi tertentu, tetapi para manajer yang menerapkan pendekatan ini perlu mempertimbangkan bahwa hal itu mungkin akan mendorong perkembangan pola loyalitas kelompok pada fungsi ketimbang pada perusahaan.

j.            Pendekatan Peran Manajerial

Pendekatan peran manajerial merupakan pendekatan yang termasuk baru dan memikat perhatian para akademisi dan para praktisi. Pendekatan ini, pada pokoknya adalah untuk mengamati apa yang dilakukan oleh para manajer dan dari pengamatan tersebut, kemudian ditarik kesimpulan mengenai arti atau peran manajerial tersebut. Didalam pendekatan peran manajerial, lebih disoroti secara tajam mengenai peran dari manajerial tersebut, seoerti kesimpulan bahwa sebenarnya para manajer mengisi suatu seri dari sepuluh peran, yakni ; peran antar pribadi (mencakup; peran sosial dan seremonial, peran pemimpin, dan peran penghubung), peran informasional (mencakup; peran penerima informasi, peran penyebar informasi, dan peran juru bicara yang menyiarkan informasi), dan peran sehubungan dengan keputusan (mencakup ; peran kewiraswastaan, menangani gangguan, alokasi sumber, dan peran negosiasi).

k.      Pendekatan Operasional

Pendekatan operasional (operasional approach) merupakan teori dan ilmu manajemen yang berusaha mengumpulkan pengetahuan yang berkaitan dalam bidang manajemen sambil menghubungkannya dengan pekerjaan manajerial (apa yang dilakukan oleh seorang manajer). Dengan kata lain, ilmu ini seperti ilmu-ilmu operasional lainnya, yakni mencoba memadukan konsep-konsep, prinsip,  teori, dan teknik-teknik yang menyokong tugas-tugas manajemen.

Pendekatan operasional mengakui keberadaan inti sentral dalam pengetahuan pemanajemenan, seperti; karyawan dan staff, departementasi, pembatasan manajemen, penilaian manajerial, dan berbagai teknik pengendalian manajerial mencakup konsep-konsep dan teori yang hanya ditemukan apabila manajer terlibat didalamnya.  Oleh sebab itu, dalam penerapannya, dapat dijabarkan kembali mengenai mengenai manajer dan fungsi-fungsi manajer.

ASAS MANAJEMEN: EVOLUSI PEMIKIRAN MANAJEMEN

EVOLUSI PEMIKIRAN MANAJEMEN

Walaupun teori dan ilmu manajemen itu tidak eksak dan relative masih muda, namun perkembangan pemikiran mengenai manajemen, sebenarnya sudah ada  sejak manusia berusaha mencapai tujuan dengan bekerjasama dalam kelompok.

Hal tersebut terbukti dari banyaknya catatan dan ide yang berhubungan dengan manajemen yang sudah ada sejak zaman kuno. Diantaranya adalah catatan dari orang-orang Mesir, Yunani,  pengalaman dan praktek administrative dari Gereja Katolik, organisasi militer, dan para kameralis dari abad keenambelas sampai abad kedelapan belas.

a.      Manajemen pada Zaman Kuno

Interpratasi terhadap tulisan peninggalan Mesir yang sudah ada sejak tahun 1300 sebelum Masehi menunjukkan pengakuan betapa pentingnya organisasi dan administrasi dalam negara-negara demokrasi di zaman kuno.

Catatan-catatan yang serupa juga terdapat di China purba. Perumpamaan-perumpamaan dari Confucius memuat saran-saran praktis untuk administrasi negara yang baik, dan nasihat untuk memilih pejabat pemerintah yang jujur, tidak memikirkan diri sendiri dan mampu bekerja.

Meskipun catatan peninggalan Yunani tidak member banyak pengertian tentang prinsip-prinsip manajemen yang digunakan, namun dengan adanya persemakmuran di Athena, yang disertai dengan dewa-dewanya, pengadilan  rakyat, pejabat adminsitrasi, dan dewan jenderal, kita bisa melihat adanya penghargaan kepaada fungsi manajerial. Definisi Socrates tentang manajemen sebagai keterampilan yang terpisah dari pengetahuan dan pengalaman teknis sangat cocok dengan pengertian saat ini mengenai fungsi-fungsi tersebut.

Catatan mengenai manajemen dari Romawi purba dengan sangat jelas menjelaskan mengenai kompleksnya pekerjaan adminsitrasi yang menghasilkan perkembangan luar biasa dalam bidang teknik manajerialnya. Adanya para hakim Roma, dengan pembidangan menurut otoritas dan menurut tingkat kepentingannya sesuai dengan fungsinya menunjukkan adanya suatu hubungan scalar yang merupakan sifat khas dari suatu organisasi. Oleh sebab itu banyak orang berpendapat bahwa kejeniusasn yang sungguh hebat dari masyarakat Roma terletak kepada keberhasilan Kekaisaran Roma dan kemampuan orang-orangnya untuk berorganisasi. Dengan memakai prinsip scalar dan pendelegasian otoritas, kota Roma telah diperluas menjadi suatu kekaisaran dengan efisiensi organisasi yang belum pernah terjadi sebelumnya.

b.      Gereja Roma Katolik

Jika dinilai berdasarkan usia, maka organisasi formal yang paling efektif dalam sejarah peradaban Barat adalah organisasi Gereja Roma Katolik. Usia organisasinya yang panjang itu tidak hanya disebabkan oleh daya tarik tujuannya, tetapi  juga karena keefektifan teknik organisasi dan manajemennya. Contoh yang mencolok dari teknik-teknik tersebut adalah perkembangan hirarki otoritas dengan scalar organisasi teritorialnya, spesialisasi aktivitas sesuai dengan garis-garis fungsional, dan pemakaian cara organisasi dengan adanya staf secara cermat sejak awal.

c.       Organisi Kemiliteran

Seperti dapat diperkirakan, sejumlah prinsip dan praktek yang lebih penting dalam bidang manajemen perusahaan modern dapat ditemukan dalam organisasi-organisasi militer. Kecuali Gereja, tidak ada bentuk organisasi lainnya dalam sejarah peradaban Barat yang dipaksakan, oleh masalah-masalah dalam pemanajemenan kelompok besar, untuk mengembangkan prinsip-prinsip organisasi. Meskipun organisasi-organisasi militer tetap agak sederhana sampai belakangan ini, karena sebagain besar dibatasi oleh perbaikan dalam bidang hubungan otoritas, namun setelah berabad-abad, mereka semakin meningkatkan teknik-teknik kepemimpinan mereka. Angkatan perang terdahulu, meskipin ada yang terdiri dari prajurit sewaan, seringkali mempunyai moral yang cukup baik dan hubungan yang saling mengisi antara tujuan perorangan dan kelompok.

Sejarah penuh dengan contoh tentang pemimpin-pemimpin militer yang menyampaikan rencana dan tujuan mereka kepada prajurit-prajurit mereka, dan dengan berbuat begitu mereka mengembangkan apa yang disebut sebagai suatu “kesatuan doktrin” didalam organisasi. Bahkan seorang komandan yang bersifat otokratis seperti Napoleon, menambah kuasanya untuk memimpin dengan member keterangan cermat mengenai maksud perintah-perintahnya.

Tetapi kemudian, organisasi-organisasi militer telah menerapkan prinsip-prinsip manajemen lain. Yang paling penting dari prinsip-prinsip itu antara lain adalah prinsip staf, meskipun istilah “Staf umum” telah digunakan dalam tentara Prancis pada tahun 1790, dan meskipun fungsi-fungsi staf tertetu telah member cirri kepada organisasi-organnisasi militer selama berabad-abad, namun konsep modern dari staf umum dapat ditemukan pada tentara Rusia dalam abad kesembilan belas. Kelompok  itu, yang diorganisasi dibawah seorang kepala staf, member  nasihat dan informasi yang terinci dan menyediakan jasa-jasa penolong yang menjadi cirri-ciri pokok kemiliteran maupun segala macam usaha lainnya.

d.      Para Kameralis

Para kameralis adalah sekelompok cendekiawan dan administrator negara berkebangsaan Jerman dan Austria.  Mereka semua menganut ajaran yang percaya bahwa untuk mempertinggi kedudukan suatu negara, orang perlu meningkatkan kekayaan materi semaksimal mungkin. Para kameralis menekankan administrasi sistemastis sebagai suatu sumber kekuatan, dan mereka merupakan kelompok yang paling dini melakukannya.

Para kameralis juga percaya dalam universalitas teknik manajemen, dengan manajemen, dengan mencatat bahwa mutu yang sama, yang meningkatkan kekayaan seseorang, diperlukan dalam administrasi yang baik dari negara serta departemen-departemennya. Dalam mengmbangkan prinsip-prinsip manajemen, mereka member tekanan pada spesialisasi fungsi, ketelilitian dalam seleksi dan pelatihan para bawahan untuk posisi administrative, penetapan jabatan pengawas dalam pemerintahan, pelaksanaan proses hukjum, dan penyederhanaan prosedur-prosedur administrative.

ASAS MANAJEMEN: SUMBER DAYA ORGANISASI

EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS

Setiap manajer menginginkan tujuan organisasi tercapai sesuai dengan yang diharapkan. Pencapaian tujuan yang sesuai dengan yang diharapkan. Pencapaian tujuan yang sesuai dengan harapan tersebut adalah pencapaian tujuan secara efisien dan efektif. Dengan kata lain, prestasi kerja manajer, standar penilaiannya diukur dari efisiensi dan efektivitas organisasi yang dikelolanya untuk pencapaian tujuan.

Jika dijabarkan, efisien adalah kemampuan menggunakan sumber daya dengan benar, tidak melakukan pemborosan-pemborosan terhadap sumber daya organisasi yang jumlahnya terbatas. Untuk lebih memahami efisiensi, bila dikaitkan dengan perbandingan output/input. Output merupakan hasil keluaran organisasi, dan input merupakan sumber daya yang digunakan untuk menghasilkan output tersebut.

Organisasi yang dikatakan efisien adalah organisai yang memaksimalkan rasio output/input, dimana output lebih besar daripada input. Sebalikanya jika rasio outpu/input semakin rendah, dimana input lebih besar daripada output maka sebuah organisasi dikatakan  tidak efisien.

Efektivitas adalah mengerjakan sesuatu  yang benar. Suatu organisasi barangkali dapat efisien tetapi tidak efektif. Misal, selera konsumen saat ini adalah suka berbusana yang berwarna-warni meriah, tetapi organisasi memproduksi busana yang tidak memiliki variasi warna. Maka busana yang dijual oleh organisasi tersebut tidak akan terjual dipasaran. Dalam konteks tersebut dapat dinyatakan, bahwa dengan memproduksi busana yang tidak memiliki variasi warna tersebut tidak sesuai dengan tujuan organisasi karena tidak mengarah kepada profit oriented (keuntungan). Maka organisasi tersebut dapat dikatakan tidak efektif.

Efektivitas banyak berkaitan dengan pencapaian tujuan. Semakin dekat organisasi ketujuannya, maka sangat menentukan kelangsungan hidup organisasi perusahaan atau organisasi harus efektif terlebih dahulu. Mengerjakan sesuatu dengan benar, baru kemudian berusaha mencapai efisiensi (melakukan pekerjaan dengan benar).

SUMBER DAYA ORGANISASI

Sumber daya organisasi yang harus dikelola dalam proses aktivitas manajemen terdiri dari :

1.      Men (manusia). Orang-orang sebagai tenaga kerja merupakan sumber daya atau alat dan factor pusat bagi pelaksanaan aktivitas organissi. Tanpa adanya manusia (karyawan), maka aktivitas manajemen tidak mungkin dapat dilaksanakan. Pengelolaan sumber daya manusia sangat berbeda dengan sumber daya-sumber daya lain yang dimiliki oleh organisasi. Keberhasilan pengelolaan sumber daya organisasi lain, sangat tergantng dari kesuksesan seorang manajer didalam mengelola sumber daya manusia yang dimilikinya.

2.      Money (uang). Uang atau modal merupakan factor penting yang cukup menentukan keberhasilan aktivitas manajemen. Tanpa uang (modal) suatu kegiatan  usaha tidak mungkin berjalan, sesuai dengan yang diharapkan. Pengaruh uang sangat besar bagi  suksesnya suatu usaha. Uang merupakan modal beraktivitas organisasi. Jumlah uang ataupun modal yang dimiliki umumnya terbatas. Untuk  itu, uang harus dikelola dengan efisien, tepat cara dan tepat guna serta jelas penggunaannya.

3.      Material, atau bahan baku. Bahanbaku merupakan input yang menghasilkan suatu produk. Tanpa adanya bahan baku, organisasi tidak akan bisa menjalankan proses produksi. Untuk itu, proses pengadaan dan penyimpanan bahan baku harus dikelola sebaik mungkin, sesuai dengan kebutuhan  bagi aktivitas proses produksi. Jumlah bahan baku yang tidak mencukupi, akan mengakibatkan berkurangnya jumlah hasil produksi. Jumlah bahan baku yang berlebihan, akan mengakibatkan tingginya biaya penyimpanan bahan baku yang harus dikeluarkan oleh organisasi.

4.      Methods atau metode kerja. Dalam aktivitas organisasi, perlu adanya metode atau cara kerja yang tepat sesuai dengan karakteristik usaha dan organisasi. Metode ini harus dirancang, disusun dan dilaksanakan sesuai dengan prosedut  yang telah ditetapkan. Dengan memakai metode kerja yang efektif, maka hasil pekerjaan akan sesuai dengan standar yang diharapkan.

5.      Machine atau Mesin. Mesin-mesin merupakan alat yang sangat penting dalam proses produksi. Mesin-mesin mempermudah, memperlancar dan mempercepat proses pekerjaan. Mesin-mesin yang dimiliki harus  dipergunaan sesuai dengan standar proses produksi yang telah ditentukan. Untuk itu penggunaan mesin-mesin harus disesuaikan dengan kapasitasnya. Pengelolaa mesin-mesin merupakan salah satu factor penentu keberhasilan organisasi dalam menjalankan proses produksi.

6.      Market, atau pasar.  Pasar merupakan sarana untuk menjual hasil produksi organisasi. Sebaik apapun output produksi, tanpa adanya pasar yang jelas, maka output tersebut tidak dapat disalurkan kepada konsumen. Untuk itu, pasar harus dimonitor, dipelajari, dan dibina secara berkelanjutan, guna menghasilkan pendapatan yang maksimal bagi organisasi.

7.      Information atau informasi. Informasi merupakan factor penting yang harus dikelola dengan efektif. Pada kondisi persaingan di era globalisasi yang semakin ketat dan kompleks, organisasi yang menguasai informasi akan menjadi pemenang didalam persaingan bisnis.

ASAS MANAJEMEN: PERENCANAAN, PENYUSUNAN, PENGARAHAN

FUNGSI PERENCANAAN

Fungsi perencanaan merupakan fungsi manajemen paling awal yang harus dilaksanakan. Setiap akan memulai aktivitas, rencana harus disusun dan ditentukan. Perencanaan dapat diartikan sebagai penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Perencaan merupakan konsep tentang segala aktivitas yang akan dilaksanakan. Hal ini dimaksudkan agar organisasi mempunyai konsep aktivitas yang jelas didalam kegiatannya. Dengan konsep aktivitas yang jelas, seluruh komponen organisasi memahami tugas dan tanggungjawab yang harus dilaksanakannya serta kearah mana hasil yang ingin dicapai dari semua aktivitas.

Secara garis besar, perencanaan mempunyai manfaat yang besar bagi pencapaian tujuan organisasi, yakni untuk mencapai :

a.            Protective Benefit

Perencanaan yang telah terususun secara efektif akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam membuat keputusan.

b.           Positive Benefit

Dengan adanya perencanaan, maka akan lebih meningkatkan kesuksesan pencapaian tujuan organisasi.

JENIS-JENIS PERENCANAAN

a.    Visi

Visi ditetapkan oleh Top Managemen organisasi. Visi dapat  diartikan sebagai suatu cita-cita yang ingin tercipta pada masa yang akan datang, yang belum terealisasikan.Visi menggambarkan tentang apa yang akan terwujud pada masa yang akan datang dari seluruh rangkaian kegiatan yang dilakukan pada saat ini. Visi diharapkan mampu menjadi arah kebijaksanaan didalam setiap pengambilan keputusan terhada[ seluruh aktivitas organisasi.

Visi yang baik adalah visi yang dibuat berdasarkan sumber daya yang dimiliki serta berdasarkan keadaan lingkungan organisasi. Untuk itu, sebelum visi ditetapkan, perlu dilakukan kegiatan menganalisa segala potensi yang dimiliki dan bagaimana keadaan lingkungan organisasi secara objektif, sehingga ketika sebuah visi sudah ditentukan akan dapat dicapai sesuai dengan yang diharapkan.

Sebelum visi ditentukan, terlebih dahulu dianalisa tentang kekuatan, kelemahan (strength, weatness) dari sumber daya organisasi serta peluang dan ancaman (Opportunity and Treathness) yang ada diluar organisasi. Organisasi harus mampu menjabarkan kekuatan-kekuatan apa yang dimiliki, kelemahan-kelemahan apa yang masih terjadi, dan peluang-peluang apa saja yang mampu untuk diraih dan ancaman apa yang mungkin akan timbul dalam pencapaian misi tersebut.

Pada tahap selanjutnya , pandangan tentang keadaan masa depan juga harus dilakukan. Prediksi serta ramalan akan membantu  orgnisasi untuk memperkirakan kemungkinan keadaan yang akan terjadi dimasa mendatang. Peramalan penting dilakukan, karena sebuah visi aka terwujud pada masa yang akan datang.

b.   Misi Organisasi

Agar visi dapat diraih, organisasi harus menjalankan misi-misi yang sesuai dengan substansi cita-cita yang tergambar pada visi.  Dengan kata lain, visi-visi tersebut harus selalu diselaraskan dengan visi, dan hasil dari pelaksanaan misi adalah terwujudnya visi.

Menurut T. Handoko, misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Misi juga dapat diartikan sebagai Pernyataan karakteristik dari proses aktivitas organisasi yang dirancang secara sistematis yang menunjukkan spesifikasi dari kegiatan organisasi. Misi juga dapat dikatakan sebagai maksud dari keberadaan organisasi. Misi menjelaskan tentang khas kegiatan organisasi dalam tujuannya mencapai visi.

c.    Penetapan Tujuan Organisasi

Menurut A. Etzioni, tujuan merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang yang tetapi dimaksudkan untuk dicapainya waktu yang akan datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi. Dari pengertian tersebut jelaslah bahwa tujuan adalah sesuatu yang belum terealisir dimasa yang akan datang.

Tujuan akan efektif diraih jika visi dan misi telah ditetapkan. Visi dan misi merupakan pedoman didalam menetapkan sebuah tujuan. Penetapan tujuan dapat dibagi kedalam tujuan jangka panjang, menengah, dan jangka pendek, denga tetap harus saling berkaitan atau terakumulasi satu sama lain.

Merumuskan sebuah tujuan juga harus memakai konsep langkah demi langkah. Seperti menetapkan periode yang bisa bulanan, semester, tahunan, dan lainnya, tergantung kepada kepentingan organisasi tersebut.

d.   Strategi

Menurut Mamduh M. Hanafi merupakan rencana umum untuk mencapai tujuan organisasi melalui pemilihan alternatif tindakan yang diperlukan dan alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Strategi dapat dikatakan sebagai Rencana Induk bagi organisasi untuk melaksanakan kegiatan.

Strategi yang ditetapkan bisa berupa penetapan spesialisasi bidang pendidikan yang ditawarkan, dan lain sebagainya. Namun tentunya penetapan strategi tersebut telah melalui pertimbangan yang matang. Strategi yang efektif akan membuat organisasi memenangkan persaingan.

e.    Kebijakan

Kebijakan merupakan jenis-jenis rencana, karena merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan, khususnya cara berfikir, bukan aksinya. Seringkali kebijakan merupakan pernyataan tidak tertulis. Kebijakan membatasi pengambilan keputusan dalam wilayah tertentu dan memastikan agar keputusan tersebut konsisten dan mengarahkan kepada tujuan organisasi. Dengan adanya kebijakan, dapat menghilangkan analisis yang berulang-ulang. Kebijakan memberi ruang pada inisiatif dalam pengambilan keputusan. Kebijakan juga dapat ditemukan pada semua lapisan organisasi, dan departemen-departemen yang ada dalam organisasi.

f.     Prosedur

Prosedur merupakan penetapan cara penanganan suatu aktivitas dimasa yang akan datang. Prosedur mengarahkan kepada tindakan, bukan kepada cara berfikir. Oleh sebab itu, suatu prosedur biasanya menjelaskan secara detail / kronologis bagaimana suatu aktivitas harus dilakukan. Prosedur juga dapat ditemui disetiap lapisan tingkat dalam organisasi dan departemen-departemen dalam suatu organisasi.

g.    Aturan

Aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif, dan berisi tentan rencana yang harus dilakukan, dan tidak dilakukan. Aturan merupakan bentuk rencana yang paling sederhana. Aturan berkaitan dengan prosedur, karena aturan mengarahkan kepada tindakan, tetapi tidak menyebutkan urutan waktu.

h.   Program

Program merupakan jaringan yang kompleks yang terdiiri dari tujuan, kebijakan, prosedur, aturan penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya dan elemen lain yang harus dilakukanberdasarkan alternatif tindakan yang dipilih. Biasanya modal dan anggaran dipakai untuk mendukung program. Program merupakan rencana untuk mengaplikasikan kegiata dan rangkaian rencana besar sampai kepada yang terkecil. Dan semua program yang disusun harus diarahkan kepada pencapaian tujuan. Pelaksanaan program yang efektif akan mengarah kepada efektivitas pencapaian tujuan organisasi.

i.      Anggaran

Anggaran merupakan rencana yang dinyatakn dalam angka-angka nominal. Jika berbicara anggaran keuangan, maka rencana tersebut dinyatakan dalam bentuk unit moneter. Anggaran mencakup berbagai aspek dan berbagai departemen. Anggaran disusun untuk membiayai seluruh rencana program yang akan dilaksanakan. Penetapan rencana anggaran yang sesuai dengan program akan menunjang keberhasilan pelaksanaan program tersebut. Prinsip anggaran selalu mengedepankan efisiensi dan efektivitas tujuan organisasi.

Suatu rencana yang yang dianggap efektivitas adalah rencana yang telah disusun dan dapat dinilai dari segi kegunaan, ketepatan waktu, efektivitas biaya, akuntabilitas, ruang lingkup, dan ketepatan objektivitas.

FUNGSI PENYUSUNAN

Fungsi penyusunan dapat dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan secara terus menerus untuk menjaga pemenuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat pada posisi yang tepat.

Fungsi penyususnan meliputi kegiatan menganalisis, memperkirakan kebutuhan karyawan, menarik dan menyeleksi karyawan, melaksanakan latihan dan pengembangan, menempatkan karyawan pada jabatan yang tepat, menilai  prestasi kerja dan mempurnabaktikan karyawan. Dan kegiatan-kegiatan penyusunan adalah sebagai berikut :

a.    Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencaaan SDM adalah kegiatan untuk mengestimasi kebutuhan SDM pada suatu organisasi pada saat sekarang dan masa yang akan datang. Dan perencanaan SDM akan efektif jika organisasi terlebih dahulu mendesain pekerjaan, seperti ; menganalisis pekerjaan, menentukan keahlian dan kemampuan karyawan yang akan melaksanakan suatu pekerjaan dan menetapkan standar pelaksanaan kerja yang diinginkan. Dan menghasilan Job Description (deskripsi pekerjaan), yakni seluruh uraian tentang suatu pekerjaan yang akan dilaksanakan dalam suatu jabatan, Job Spesification (spesifikasi pekerjaan) yakni uraian tentang syarat-syarat atau kemampuan yang harus dimiliki, dan JOB Standard (standar pekerjaan) yakni uraian tentang penentuan standar keberhasilan pekerjaan yang harus dipenuhi oleh seorang karyawan didalam pelaksanaan pekerjaan.

b.   Penarikan

Penarikan adalah suatu proses pencarian dan pengadaan calon-calon personalia yang akan diseleksi untuk memenuhi tujuan organisasi. Metode-metode penarikan yang digunakan bervariasi tergantung kepada keinginan dan cara industri tersebut, seperti ; melalui media massa, tenaga honorer, melalui lembaga-lembaga pendidikan, kantor penempatan kerja, serikat buruh, atau melalui internet, dan lain-lain.

c.    Seleksi

Seleksi adalah proses pemilihan calon personalia didalam suatu organisasi untuk menduduki pekerjaan dan jabatan tertentu, dengan harapan akan menghasilakn calon-calon karyawan yang memenuhi job spesifikasi untuk melaksanakan job deskripsi.

Berbagai Prosedur seleksi dapat dilakukan untuk membandingkan pelamar dengan spesifikasi jabatan yang tersedia, langkah-langkah umum dalam seleksi yang dapat dilakukan antara lain ; memeriksa kelengkapan administrasi, tes kemampuan akademik dan psikologi, wawancara, pemeriksaan kesehatan, wawancara lebih mendalam, dan kemudian keputusan penerimaan.

d.   Pengenalan dan Orientasi

Tahap pengenalan dan orientasi merupakan kegiatan pengenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan organisasi. Proses ini merupakan proses yang penting, karena suatu pekerjaan baru jika tidak diperkenalkan kepada karyawan akan dapat menimbulkan frustasi yang akan mempengaruhi produktivitas kerja dikemudian hari. Informasi dapat diberikan dengan banyak tahap dan cara, seperti dengan ; melakukan penyajian terinci mengenai kebijaksanaan organisasi, perusahaan, dll, atau dengan memberikan informasi umum saja.

e.    Latihan dan Pengembangan

Latihan adalah suatu usaha peningkatan pengetahuan dan keahlian seorang karyawan untuk mengerjakan suatu pekerjaan tertentu. Sedangkan pengembangan adalah suatu usaha untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian karyawan. Tujuan diadakannya pelatihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas kerja dalam mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan.

f.     Penempatan Karyawan

Penempatan adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh manajer untuk menempatkan seorang karyawan pada  pekerjaan dan jabatan yang ada diorganisasi. Kegiatan penempatan karyawan dapat dibagi atas ; mutasi (proses penempatan karyawan dari suatu jabatan ketempat lainnya), promosi (proses penempatan karyaan kejabatan level manajemen yang lebih tinggi dalam suatu organisasi), dan demosi (proses penempatan karyawan dari suatu jabatan kelevel yang lebih rendah jabatannya).

g.    Pemisahan

Pemisahan adalah kegiatan mengakhiri hubungan kerja secara formil antara karyawan dengan organisasi. Dan oleh sebab itu, peraturan-peraturan tersebut menghendaki adanya pemisahan. Dan pemisahan tersebut terdiri atas dua bentuk yakni : pemutuan hubungan kerja, dan pensiun.

h.   Penilaian Prestasi Kerja

Penilaian prestasi kerja adalah suatu  kegiatan penilaian terhadap kinerja karyawan didalam pelaksanaan kerja yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya. Hasil dari penilaian prestasi kerja tersebut dapat menjadi bahan pertimbangan bagi organisasi untuk menetapkan kebijakan pemberian kompensasi, dan pelaksanaan penempatan diwaktu yang akan datang.

FUNGSI PENGARAHAN

Kegiatan fungsi pengarahan dapat diartikan sebagai fungsi kegiatan dari manajemen dalam rangka mengarahkan dan memotivasi karyawan untuk melaksanakan tugas dan pekerjaan yang sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Kegiatan pengarahan dititikberatkan kepada upaya bagaimana karyawan diarahkan, dimotivasi, dan didorong untuk bekerja sesuai dengan yang diharapkan.

Untuk dapat mengarahkan karyawan, seorang manajer harus mempunyai kawasan dan pemahaman serta mengetahui karakteristik orang-orang yang dipimpinnya. Dan didalam kegiatan utama seorang manajer dalam memberikan pengarah, terdapat 3 hal penting, yakni teori-teori tentang motivasi, komunikasi dan kepemimpinan.

Teori Motivasi dibedakan atas dua kategori motivasi, yakni Motivasi Maslow, dan Motivasi Dua Faktor Hezberg. Teori motivasi Maslow adalah teori motivasi yang dicetuskan oleh Maslow yang merumuskan teori hirarki kebutuhan untuk menjawab darimana sumber dorongan atau motvasi seseorang muncul dalam bekerja. Sementara teori motivasi dua factor Hezberg  yang diyakini Hezberg bahwa ada dua factor yang mempengaruhi kerja seseorang didalam organisasi, yakni ; motivator atau pemuas, dan factor pemelihara. Motivator mempunyai pengaruh meningkatkan prestasi kerja seseorang, sedangkan factor pemelihara mencegah menurunnya prestasi atau semangat dalam bekerja.

Hal kedua dalam fungsi pengarahan adalah Komunikasi, yang bertujuan untuk memberikan keterangan tentang sesuatu kepada si penerima komunikasi, untuk mempengaruhi sikap dan perilaku sipenerima komunikasi, dan untuk memberikan dukungan psikologis kepada penerima komunikasi. Dan menurut T. Hani Handoko, komunikasi yang dapat dilakukan organisasi adalah ; Komunikasi Vertikal (komunikasi keatas dan kebawah sesuai dengan rantai perintah dan komunikasi dari bawah keatas sesuai dengan tingkat manajemen yang ada pada struktur organisasi), Komunikasi Horizontal (komunikasi diantara para anggota organisasi dalam kelompok kerja yang sama dan diantara departemen-departemen pada tingkatan manajemen yang sama dalam suatu organisasi), dan Komunikasi Diagonal (komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi).

Hal ketiga dalam fungsi pengarahan adalah Kepemimpinan. Kepemimpinan yang efektif merupakan persyaratan vital bagi kelangsungan hidup dan keberhasilan organisasi. Kepemimpinan termasuk mempengaruhi orang lain utnuk melakukan usaha lebih banyak dalam sejumlah tugas atau mngubah perilakunya. Oleh sebab itu, seorang manajer yang efektif adalah manajer yang mampu menjalankan kepemimpinannya dan kemudian mengarahkannya kepada orang-orang yang dipimpinnya.

Menurut Keith Davis & John W Newstorm gaya kepemimpinan terdiri atas :

a.             Gaya kepemimpinan autokratik

Yang merupakan gaya kepemimpinan seorang pemimpin yang memusatkan kekuasaan dan pengambilan kepuasan bagi dirinya sendiri. Mereka menata situasi kerja yang rumit bagi karyawan, dan karyawan harus selalu melakukan apa saja yang diperintahkannya.

b.            Gaya kepemimpinan partisipatif

Pemimpin dengan gaya partisipatif mendelegasikan wewenang yang tidak bersifat sepihak, karena sebuah keputusan cenderung dikonsultasikan kepada para karyawannya dan keikutsertaan mereka.

c.             Gaya kepemimpinan Bebas kendali

Pemimpin dengan gaya bebas kendali menghindari kuasa dan tanggung jawab. Mereka sebagian besar bergantung kepada kelompok untuk menetapkan tujuan dan menanggulangi masalahnya sendiri. Pemimpin hanya memainkan peran kecil, dan mengabaikan kontribusi, sehingga sering menyebabkan kekacauan, oleh sebab itu kepemimpinan dengan gaya ini tidak dominan digunakan dalam sebuah perusahaan ataupun organisasi.

ASAS MANAJEMEN : MAJEMEN DAN MANAJER

DEFINISI MANAJEMEN DAN MANAJER

Istilah manajemen (management) diartikan oleh berbagai pihak dengan perspektif yang berbeda-beda, misalnya menurut ahli John D. Millett, manajemen adalah suatu proses pengarahan dan pemberian fasilitas kerja kepada orang yang diorganisasikan dalam kelompok formal untuk mencapai suatu tujuan. Millet lebih menekankan manajemen sebagai suatu proses, yaitu rangkaian aktivitas yang satu sama lain saling berurutan (1987).

Sementara ahli lain, seperti James A.F Stoner dan Charles Wankel (1986) memberikan batasan manajemen sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan seluruh sumber daya organisasi lainnya demi tercapainya tujuan organisasi. Menurut mereka, proses adalah cara sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan.

Paul Hersey dan Kenneth H. Blanchard (1980) bahkan memberikan batasan manajemen yakni sebagai suatu usaha yang dilakukan dengan bersama individu atau kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Hal tersebut lebih menekankan bahwa definisi tersebut tidaklah dimaksudkan hanya untuk satu jenis organisasi saja, tetapi dapat diterapkan pada berbagai jenis organisasi tempat individu dan kelompok tersebut menggabungkan diri untuk mewujudkan tujuan bersama.

Hal tersebut menjelaskan bahwa masing-masing pihak dalam memberikan istilah diwarnai oleh latar belakang pekerjaan mereka, dan perspektif berbeda, seperti ; manajemen adala pengelolaan, pembinan, pengurusan, pentatalaksanaan, dan sebagainya.

Manajemen juga dapat diartikan sebagai suatu ilmu, yakni merupakan akumulasi pengetahuan yang telah disistematisasikan menjadi suatu kesatuan yang terpadu dan dapat dijadikan pegangan dasar dalam bertindak. Dan manajemen juga dapat diartikan sebagai seni, yakni keahlian, kemampuan, serta keteramilan dalam aplikasi prinsip, metode, dan teknik dalam menggunakan sumberdaya manusia secara efektif dan efisien.

Maka, berdasarkan seluruh pengertian diatas dapat dideskripsikan pula yang disebut sebagai ‘manager’. Manager adalah seorang yang bertindak sebagai perencana, pengorganisasi, pengarah, pemotivasi, serta pengendali orang dan mekanisme kerja untuk mencapai suatu  tujuan

Oleh sebab itu, seorang manajer haruslah memiliki kemampuan atau sifat, perilaku, dan karakter seorang  pemimpin, maka ia dapat mengerjakan tugasnya sebagai manajer dengan baik.

James A.F Stoner dan Charles Wankel (1986) mendeskripsikan tugas manajer yakni ; mampu bekerja dengan dan melalui orang lain, bertanggung jawab dan bertanggung gugat, dapat menyeimbangkan persaingan tujuan serta menetapkan prioritas, mampu berpikir secara analitis dan konseptual, menjadi penengah, melambangkan kesuksesan, dapat bertindak sebagai diplomat  / mewakili resmi dari unit kerja atau rapat-rapat organisasi, mampu mengambil keputusan yang sulit, dan harus mampu membangun hubungan dan menggunakan bujuk rayu serta kompromi dalam mencapai tujuan organisasi, sebagaimana dilakukan oleh politikus untuk menjalankan programnya.

FUNGSI MANAJEMEN

1.         PERENCANAAN

Perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya. Dengan kata lain, merencanakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia, sumber daya alam, dan sumber daya lainnya yang berusaha dimaksimumkan efektivitas seluruhnya sesuai dengan tujuan yang ingin dicapainya.

Pada umumnya, perencanaan memiliki dua fungsi / tujuan, yakni ; menetapkan tujuan  yang akan dicapai pada hierarki yang lebih rendah, serta sebagai alat untuk mencapai perangkat tujuan pada hierarki lebih tinggi berikutnya.

2.    PENGORGANISASIAN

Organisasi (organization) dapat didefiniskan sebagai sekelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk merealisasikan  tujuan bersama. Berdasarkan definisi tersebut, maka jelas bahwa didalam suatu organisasi minimum mencakup tiga elemen yang saling berhubungan, yakni ; sekelompok orang,  interaksi dan kerja sama, serta memiliki tujuan yang sama yang ingin direalisasikan.

Oleh sebab ketiga elemen tersebut, maka dapat dikatakan organisasi merupakan wadah atau suatu tempat dimana orang-orang berinteraksi dan bekerja sama. Organisasi juga dikatakan sebagai alat, yang berarti organisasi dapat dijadikan sebagai alat untuk merealisasikan tujuan bersama tersebut. Selain itu, organisasi juga dinamis ataupun statis, yakni adanya suatu ketetapan dan pembagian kerja, pembatasan tugas, otoritas dan tanggung jawab, serta penerapan hubungan organisasi diantara elemen organisasi tersebut. Dan statis berarti organisasi sebagai suatu bagan atau struktur  yang berwujud dan bergerak demi mencapai tujuan bersama.

Ketetapan dan pembagian kerja (spesialisasi) dianggap penting didalam organisasi karena :

a.         Apabila suatu pekerjaan terdiri atas sedikit tugas, manajemen mudah memberikan pelatihan penggantinya bagi bawahan yang diberhentikan, dimutasikan, atau mangkir. Aktivitas pelatihan yang seperti ini hanya akan memerlukan alokasi biaya pelatihan yang rendah

b.        Bawahan dapat menjadi ahli dalam melaksanakan tugas yang spesifik tersebut. Keahlian yang tinggi juga akan menghasilkan keluaran yang baik.

3.    PENGARAHAN

Pekerjaan yang besar frekuensinya dibebankan keada bawahan, menyebabkan cenderung semakin besar dibutuhkannya pula petunjuk untuk mengoperasionalkannya. Maka sebuah pengarahan amat dibutuhkan didalam struktur manajemen.

Singkatnya, pengarahan berarti menentukan bagi bawahan tentang apa yang harus mereka kerjakan atau tidak boleh mereka kerjakan. Pengarahan mencakup berbagai proses operasi standar, pedoman dan buku panduan, bahkan manajemen berdasarkan sasaran. Pengarahan merupakan metode untuk menyalurkan perilaku bawahan dalam aktivitas tertentu dan menghindari aktivitas lain dengan menetapkan peraturan dan standar, kemudian memastikan bahwa peraturan tersebut dipatuhi.

Namun, selain untuk mengarahkan serta menentukan atau melarang jenis periaku-perilaku bawahan, secara umum pengarahan juga memiliki fungsi, yakni :

-          Menjamin kontinuitas perencanaan

-          Membudayakan prosedur standar

-          Menghindari kemangkiran yang tak berarti

-          Membina disiplin kerja

-          Membina motivasi yang terarah

4.    PEMOTIVASIAN

Bernard Berelson dan gary A. Steiner dalam Machrony (1854 : 109) mendifiniskan motivasi sebagai keadaan kejiwaan dan sikap mental manusia yang memberikan energy, mendorong kegiatan, dan mengarah atau menyalurkan perilaku kearah mencapai kebutuhan yang memberi kepuasan atau mengurangi ketidakseimbangan.

Motivasi tampak sebagai suatu kebutuhan sekaligus sebagai pendorong yang dapat menggerakkan semua potensi. Motivasi kerja dapat memberikan energy yang menggerakkan segala potensi yang ada, serta meningkatkan kegairahan bersama.

Menurut Sagir (1985), motivasi seseorang akan ditentukan oleh stimulusnya. Stimulus merupakan mesin penggerak motivasi, yang meliputi hal-hal sebagai berikut :

a.       Kinerja

b.      Penghargaan

c.       Tantangan

d.      Tanggung jawab

e.       Pengembangan

f.            Keterlibatan

g.      Kesempatan

5.    PENGENDALIAN

Pengendalian manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar kinerja dengan sasaran kinerja dengan sasaran perencanaan, mendesain system umpan balik informasi, membandingkan kinerja actual dengan standar yang telah ditetapkan, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan mengukur signifikansi penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan yang sedang digunakan sedapat mungkin secara lebih efisien dan efektif guna mencapai sasaran perusahaan.

Pengendalian manajemen dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis pengendalian, yakni :

a.       Sistem pengendalian umpan balik

Sistem pengendalian umpan balik beroperasi dengan pengukuran beberapa aspek proses yang sedang dikendalikan dan perbaikan proses apabila ukuran menunjukkan bahwa proses menyimpang dari rencana yang telah ditetapkan. Pengendalian ini memantau proses operasi maupun masukan dalam suatu usaha untuk menerka penyimpangan yang potensial agar tindakan perbaikan atas penyimpangan yang terjadi dapat dilakukan guna mencegah permasalahan kompleks menimpa organisasi.

Sistem pengendalian umpan balik biasanya terdiri atas lima komponen,  yakni : proses operasi yang mengolah pemasukan menjadi pengeluaran, karakteristik proses yang merupakan subjek pengendalian, system pengukuran menentukan kondisi dan karakteristik, serangkaian standar atau criteria selanjutnya diadakan evaluasi, dan membandingkan standar karakteristik proses dengan standar yang mengambil tindakan untuk adaptasi proses apabila perbandingan tersebut menunjukkan terjadinya penyimpangan proses dan rencana yang telah ditetapkan.

b.      System pengendalian umpan maju

Komponen system pengendalian umpan maju sama dengan system pengendalian umpan balik, namun pengendalian umpan maju hadir untuk mengatasi kelemahan system pengendalian umpan balik yang tidak memberikan peringatan suatu penyimpangan sebelum hal tersebut menjadi cukup berarti.

Pengendalian umpan maju bertindak mencegah dengan memberikan peringatan apabila terjadi suatu penyimpangan didalam pengendalian sebelum hal tersebut berlanjut dan memberikan pengaruh yang cukup berarti.

c.       Sistem pengendalian pencegahan

Berbeda dengan dua system pengendalian, yakni umpan balik dan umpan maju yang berfungsi secara ekstern mengendalikan, memantau operasi, dan terlibat dalam mengambil tindakan perbaikan apabila terjadi penyimpangan dari rencana yang telah ditetapkan, system pengendalian pencegahan merupakan kebijakan dan prosedur yang sebenarnya merupakan bagian dari proses tersebut. Dengan kata lain, pengendalian pencegahan berfungsi secara intern.

 Ditinjau dari waktu pelaksanaannya, pengendalian dapat dibedakan menjadi empat jenis pokok, yakni:

-          Pengendalian sebelum tindakan (Preaction Controls)

Yakni pengendalian yang memastikan bahwa sebelum tindakan dimulai, maka sumber daya manusia, bahan dan financial yang diperlukan harus telah dianggarkan. Dengan demikia, apabila kegiatan dilakukan, sumber daya tersebut telah tersedia, baik jenis, kualitas, kuantitas, maupun tempat telah sesuai dengan kebutuhan.

-          Pengendalian Kemudi (Steering Controls)

Pengendalian jenis ini digambarkan bagaikan sebuah kemudi pada mobil, yakni dirancang untuk mendeteksi penyimpangan dari standar atau tujuan tertentu dan memungkinkan pengambilan tindakan perbaikan sebelum suatu urutan kegiatan tertentu diselesaikan.

-          Penyaringan atau Pengendalian Ya / Tidak (Screening or Yes / No Controls)

Pengendalian penyaringan berguna sebagai alat kemudi ganda yang tujuannya menyempurnakan kemudi / pengendalian kemudi tersebut. Karena didalam mengambil tindakan perbaikan, diperlukan penyaringan terlebih dahulu.

-          Pengendalian Setelah  Tindakan (Post Action Controls)

Pengendalian ini berusaha untuk mengukur hasil atas suatu kegiatan yang telah diseesaikan. Penyebab penyimpangan dari rencana atau standar yang telah ditentukan dan temuan tersebut diaplikasikan pada aktivitas yang sama dimasa yang akan datang.

Pengendalian setelah tindakan juga berfungsi sebagai balas jasa untuk memotivasi karyawan yang misalnya ; akan diberikan kompensasi tertentu apabila karyawan telah mencapai standar.

FUNGSI MANAJER

Proses manajemen adalah suatu rangkaian aktivitas yang harus dilakukan oleh seorang manajer dalam suatu organisasi. Rangkaian aktivitas tersebutlah yang dimaksudkan merupakan fungsi seorang manajer.

Kajian fungsi manajer secara garis besar dapat dilihat dari dua arah, yaitu fungsi manajer kedalam organisasi dan fungsi manajer keluar organisasi. Fungsi manajer kedalam organisasi dapat dilihat dari dua sudut, yakni :

a.       Fungsi manajer dari sudut proses

Fungsi manajer dari sudut proses merupakan tahapan aktivitas yang secara kontinu mutlak dioperasikan oleh manajer, yang meliputi ;

-          Perencanaan (planning)

-          Pengorganisasian (organizing)

-          Pengarahan (directing)

-          Pemotivasian (motivating)

-          Pengendalian (controlling)

Yang pada dasarnya sama saja dengan fungsi utama manajemen itu sendiri.

b.      Fungsional manajer dari sudut spesialisasi kerja

Merupakan fungsi sesuai dengan bidang kerja yang ada didalam organisasi, fungsi yang dimaksud adalah sebagai berikut :

-          Fungsi keuangan

-          Fungsi pemasaran

-          Fungsi pembelian

-          Fungsi Produksi

Sedangkan fungsi manajer keluar organisasi merupakan pelaksanaan aktivitas manajer yang berhubungan dengan pihak yang berkepentingan dengan organisasi maupun organisasi yang berkepentingan dengan pihak tertentu. Dalam penerapan fungsi keluar organisasi, komunikasi memegang peran yang sangat penting. Bahkan tanpa proses komunikasi, penerapan fungsi hampir tidak mungkin berjalan. Fungsi manajer keluar organisasi, antara lain berupa :

a.       Penyampaian informasi ekonomis kepada pihak yang berkepentingan dengan organisasi,  misalnya kepada pemegang saham, investor, pemasok, pelanggan, bank, kreditur, pemerintah, dan sejenisnya.

b.      Penyampaian informasi umum kepada pihak  luar, misalnya pengumuman,  pameran, siaran, dan sejenisnya

c.       Kerjasama dengan pihak lain, pemerintah maupun  swasta dalam maupun luar negeri.